Centralizacja danych, automatyzacja procesów i lepsza kontrola pracy

Krótki opis klienta

Branża: Security
Liczba pracowników: 10+
Liczba działów: 4

Kluczowe potrzeby i wyzwania

Klient zwrócił się z potrzebą konfiguracji systemu CRM w związku z potrzebą centralizacji działań oraz procesów zachodzących w firmie. Chciał utworzyć repozytorium dokumentów oraz system służący do zarządzania produktami magazynowymi występującymi w firmie. Problemem klienta był chaos oraz brak uporządkowania działań i dokumentów, a także brak wiedzy o aktualnym stanie realizowanych prac. Klient potrzebował jednego narzędzia, które pozwoliłoby na uporządkowanie tych kwestii i zgromadzenie wszystkiego w jednym systemie.

Podczas wyboru Bitrix24 kluczowymi kryteriami były:

Procesowanie zadań za pomocą metody Kanban, co umożliwiło śledzenie, na jakim etapie znajdują się poszczególne prace.
Automatyzacja procesów, czyli wysyłanie powiadomień do użytkowników o zbliżających się terminach, np. szkoleń, oraz innych przypomnieniach związanych z raportowaniem prac codziennych.
Możliwość przechowywania dokumentów w jednym miejscu na dysku oraz automatyczne ich przesyłanie podczas procesowania deali.
Możliwość integracji Bitrix24 z innymi rozszerzeniami, które będą wprowadzane w przyszłości, np. skanowanie kodów kreskowych produktów, tak aby dane automatycznie trafiały do systemu.

Proces wdrożenia

W pierwszej kolejności rozwiązanie problemów zostało wdrożone w następujących działach:

Dział Magazynowy – stworzono automatyzację procesów rozdzielających produkty magazynowe według prowadzonych prac.
Dział Administracji – utworzono repozytorium dokumentów oraz system powiadomień przypominających o kończących się terminach szkoleń dla pracowników.
Dział Zamówień – stworzono dedykowane etapy procesów zamówieniowych oraz automatyzację, która obejmuje automatyczne wysyłanie e-maili i powiadomień do pracowników o możliwości odebrania zamówienia z firmy.
Dział Techniczny – dla prac wykonywanych bezpośrednio na budynkach, stworzono dedykowane etapy, w ramach których osoby pracujące na danym obiekcie mogą zamieszczać fotografie z wykonanych prac, pisać raporty dzienne oraz aktualizować informacje o wykorzystywanym sprzęcie w związku z konkretnymi zadaniami na danym budynku.
Podczas konfiguracji systemu Bitrix24 nie napotkano żadnych istotnych problemów technicznych. Wszystkie procesy przebiegły sprawnie, a system został poprawnie skonfigurowany zgodnie z wymaganiami klienta. Przeprowadziliśmy pełną rekonfigurację procesów oraz wdrożyliśmy dedykowane rozwiązania, takie jak automatyzacje powiadomień i procesów biznesowych, dostosowane do specyficznych potrzeb firmy.
Aby zapewnić pełne zaangażowanie użytkowników i przeszkolenie zespołu, zorganizowaliśmy regularne spotkania robocze. Podczas tych spotkań omawiamy zarówno bieżące, jak i planowane działania w systemie. Uczymy pracowników, jak efektywnie korzystać z nowych procesów, udzielamy wsparcia w zakresie używania Bitrix24 oraz odpowiadamy na wszystkie pojawiające się pytania, aby maksymalizować wykorzystanie systemu w codziennej pracy.
Kierownictwo najwyższego szczebla aktywnie korzysta z możliwości Bitrix24, monitorując terminy prac, terminy szkoleń oraz etapy, na jakich znajdują się poszczególne zadania w firmie. Dodatkowo, korzystają z repozytorium dokumentów, co umożliwia im przechowywanie i łatwy dostęp do kluczowych materiałów. Komunikują się również z resztą pracowników bezpośrednio za pośrednictwem platformy, co ułatwia bieżącą wymianę informacji i koordynację działań.
Podczas wdrożenia nie wystąpiły żadne problemy. Proces przebiegł sprawnie, a wszystkie zadania zostały zrealizowane zgodnie z planem, bez napotkania trudności technicznych czy organizacyjnych.

Doświadczenie klienta i osiągnięte cele

Najczęściej używane funkcje:

Najczęściej wykorzystywane funkcje to lejki deali w CRM, które pomagają w zarządzaniu procesem sprzedaży. Dodatkowo, klienci korzystają z mechanizmu rozdzielania produktów do poszczególnych prac wykonywanych w danych budynkach. Często wykorzystywane są również funkcje czatu, połączeń głosowych i wideo, które umożliwiają szybszą i efektywniejszą komunikację w zespole. Aktywnie pracują także na zadaniach, które są przypisywane do odpowiednich osób i monitorowane na każdym etapie.

Przykłady wykorzystania funkcji:

Przykładem zastosowania Bitrix24 jest korzystanie z automatycznych zadań, które generują się na poszczególnych etapach lejka sprzedaży. Ponadto, użytkownicy regularnie korzystają z dysku firmowego, na którym przechowywane są dokumenty potwierdzające realizację prac. Również kalendarze są wykorzystywane do planowania terminów i śledzenia postępu prac. Wszystkie te funkcje są odpowiednio skategoryzowane według grup roboczych, które zostały utworzone i skonfigurowane w taki sposób, aby ułatwić podział działań w firmie.

Problemy podczas pracy z Bitrix24:

Klient nie napotkał żadnych problemów związanych z korzystaniem z Bitrix24. Wszystkie funkcjonalności zostały skonfigurowane zgodnie z wymaganiami firmy, a system działa sprawnie, wspierając codzienne operacje.

Zalety wdrożenia

Wdrożenie Bitrix24 przyniosło szereg korzyści, zarówno w aspektach mierzalnych, jak i niemierzalnych.

Zalety mierzalne:

Szybkość podejmowania decyzji – dzięki centralizacji wszystkich procesów w jednym systemie, decyzje w danym dziale stały się szybsze. Dzięki narzędziom takim jak zadania, CRM, oraz automatyczne powiadomienia, pracownicy na bieżąco widzą status realizowanych działań, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji na każdym etapie.
Usprawnienie komunikacji – dzięki funkcji czatu oraz połączeń głosowych i wideo w Bitrix24, łatwiej stało się omawianie bieżących kwestii. Czat umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów, wymianę dokumentów i informacji w czasie rzeczywistym, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych aplikacji czy e-maili, co znacznie przyspiesza procesy komunikacyjne w firmie.
Lepsze śledzenie realizacji zadań – wykorzystanie funkcji zadań oraz projektów pozwala na łatwe monitorowanie postępu prac. Zespół nie traci czasu na sprawdzanie, na jakim etapie znajdują się zadania, ponieważ wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, co przyspiesza realizację projektów.

Zalety niemierzalne:

Wzrost zaangażowania zespołu – dzięki przejrzystości procesów, pracownicy mają lepszą kontrolę nad swoimi zadaniami, co wpływa na większą motywację do pracy. Wiadomo, kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie, co daje poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w realizację celów firmy.
Zgranie zespołu – integracja narzędzi komunikacyjnych (czat, połączenia wideo) oraz wspólna przestrzeń do przechowywania dokumentów wpłynęły na lepszą współpracę pomiędzy działami. Zespół stał się bardziej zgrany, a przepływ informacji między pracownikami przebiegał płynniej, co z kolei poprawiło atmosferę w firmie.
Lepsza motywacja – dostęp do bieżących informacji, automatyczne przypomnienia oraz zorganizowana struktura zadań zwiększyły motywację do działania. Zespół czuje, że pracuje w bardziej zorganizowanym środowisku, co pozytywnie wpływa na jego morale.

Dzięki wdrożeniu Bitrix24 firma uzyskała bardziej zorganizowane środowisko pracy, co miało pozytywny wpływ na efektywność, komunikację, a także atmosferę w zespole.