Pomoc organizacji charytatywnej w bierzących działaniach

Krótki opis klienta

Branża: Non-profit
Liczba pracowników: 4
Liczba działów: 2

Kluczowe potrzeby i wyzwania

Przed wdrożeniem systemu Bitrix24 organizacja nie miała centralnego narzędzia do zarządzania finansami i ewidencjonowania darczyńców. Dane były rozproszone, a obsługa akcji dobroczynnych, zbieranie wpłat oraz rozliczanie intencji mszalnych odbywały się w różnych systemach lub ręcznie.

Problemy trudne do rozwiązania:

Brak centralnej bazy danych darczyńców i wpłat utrudniał zarządzanie akcjami charytatywnymi i ewidencję finansową.
Rozproszone dane z różnych źródeł (płatności online, przelewy bankowe, pliki CSV) uniemożliwiały efektywne zarządzanie nimi.
Niewystarczające narzędzia do zarządzania danymi kontaktowymi darczyńców ograniczały możliwość komunikacji i budowania relacji.
Rozproszone procesy operacyjne wpływały negatywnie na efektywność realizacji celów dobroczynnych.

Przy wyborze systemu kluczowe było znalezienie rozwiązania, które umożliwiłoby pełną integrację z systemami płatności online, takimi jak Stripe, oraz z bankowością elektroniczną, w celu automatycznego importu danych finansowych. Istotnym wymogiem była również obsługa plików CSV, aby zapewnić łatwe przenoszenie danych z istniejących źródeł i przechowywanie ich w jednym miejscu. Dlatego również potrzebował rozwiązania lokalnego, ponieważ pozwala na kontrolę danych i spełnia wymagania dotyczące przechowywania informacji poufnych.

Klient zdecydował się na współpracę z Togma ze względu na szybką i profesjonalną obsługę oraz doradztwo w procesie możliwości konfiguracji systemu Bitrix24. Ze względu na rozbudowane wymagania systemowe musieliśmy udzielić kompleksowej i profesjonalnej odpowiedzi w kwestii możliwości wdrożenia. Po przeprowadzeniu warsztatów uznaliśmy, iż jesteśmy w stanie spełnić wymagania klienta. Kolejnym aspektem była możliwość wprowadzania zmian na bieżąco, w zależności od preferencji klienta. Ciągłe warsztatowanie się i omawianie zmian wpłynęło pozytywnie na relacje oraz odczucia klienta.

Proces wdrożenia

Na początkowym etapie wdrożenia systemu Bitrix24 skoncentrowano się na kluczowych problemach, które najbardziej wpływały na działalność organizacji. Priorytetem była integracja z systemem Stripe oraz bankowością online, co pozwoliło na automatyczne pobieranie danych finansowych, eliminując manualne procesy i redukując ryzyko błędów. Równocześnie stworzono centralną bazę danych darczyńców, która umożliwiła efektywne zarządzanie kontaktami oraz podział wpłat na jednorazowe i cykliczne. Dzięki temu organizacja zyskała lepszy wgląd w struktury finansowe oraz nawiązała bardziej trwałe relacje z darczyńcami. Kolejnym krokiem było wprowadzenie systemu ewidencjonowania i kategoryzacji transakcji według akcji dobroczynnych. Pozwoliło to na precyzyjne śledzenie kosztów i przychodów związanych z poszczególnymi inicjatywami, co znacznie ułatwiło analizę efektywności działań oraz lepsze zarządzanie zasobami. Te usprawnienia stworzyły solidną podstawę do dalszej automatyzacji i rozwoju procesów operacyjnych organizacji.
Największym wyzwaniem technicznym było skonfigurowanie mechanizmu importu transakcji bankowych z pliku CSV. Dzięki temu rozwiązaniu transakcje są importowane z pozycji workflowu na Aktualnościach, przechowywane na liście oraz przypisywane do odpowiednich projektów lub apelów. Mechanizm umożliwia monitorowanie wpłat i wydatków, a także automatyczne obliczanie sum transakcji w różnych walutach (złoty, euro, dolar). Klient zyskuje lepszy wgląd w przepływ środków, co pozwala na bardziej efektywne planowanie i raportowanie finansowe, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów. To rozwiązanie dostosowane jest do specyficznych potrzeb klienta, wspierając zarządzanie darowiznami oraz projektami w kontekście międzynarodowym.
Podczas konfigurowania środowiska dla klienta odbywały się spotkania online w celu prezentacji zaimplementowanych procesów na bieżąco oraz zbierania uwag i wymagań od klienta. Ze względu na dużą liczbę używanych funkcji systemu i automatyzację procesów, użytkownicy potrzebowali praktycznej pomocy w opanowaniu tych narzędzi. Aby zapewnić sprawne korzystanie z wdrożonego rozwiązania, konieczne były warsztaty online, podczas których wspólnie z klientem zostały przetestowane procesy i wprowadzone zmiany na podstawie uwag. Odbyło się również szkolenie w siedzibie klienta, podczas którego pracownicy otrzymali dodatkową wiedzę do efektywnej pracy z systemem i wykorzystania wszystkich jego funkcjonalności. Ponadto omówiono wprowadzenie nowych mechanizmów do procesu, więc prace na środowisku klienta są kontynuowane, dzięki czemu codzienna praca użytkowników jest stale optymalizowana.
Kierownictwo najwyższego szczebla korzysta z systemu Bitrix24 do zarządzania finansami i podejmowania strategicznych decyzji. System umożliwia monitorowanie przychodów i wydatków w czasie rzeczywistym. Dzięki analizie efektywności akcji dobroczynnych, porównującej koszty i przychody, kierownictwo ocenia skuteczność działań, optymalizuje projekty i podejmuje odpowiednie decyzje.

Doświadczenie klienta i osiągnięte cele

Najczęściej używane funkcje: Klient najczęściej korzysta z zaawansowanych automatyzacji na SPA (Single Page Applications), procesów na lejkach dealów oraz specjalnie skonfigurowanych workflowów, które służą np. do drukowania charakterystycznych dokumentów. Te funkcjonalności pozwalają na efektywne zarządzanie akcjami dobroczynnymi, ewidencjonowanie intencji mszalnych oraz rozliczanie darowizn. Dodatkowo, klient korzysta z mechanizmów importu danych finansowych z plików CSV, co umożliwia automatyczne przypisywanie transakcji do odpowiednich projektów i apeli. Dzięki tym narzędziom organizacja zyskała możliwość kompleksowego zarządzania finansami, kontaktami z darczyńcami oraz monitorowania wyników akcji charytatywnych.

Wdrożenie systemu Bitrix24 pozwoliło na zrealizowanie kluczowych zadań wspierających działalność organizacji. Przede wszystkim integracja z systemem Stripe oraz bankowością online pozwoliła na automatyczne pobieranie danych finansowych. Dokonano centralizacji tych danych finansowych, co znacząco usprawniło zarządzanie informacjami o darczyńcach i transakcjach. Zautomatyzowane lejki dealów umożliwiają kompleksową obsługę darczyńców oraz efektywne zarządzanie akcjami dobroczynnymi, w tym monitorowanie ich wyników. Dodatkowo wdrożono funkcjonalność ewidencjonowania intencji mszalnych oraz ich rozliczania, co wspiera misje i umożliwia skuteczniejsze zarządzanie tym aspektem działalności. Te działania stworzyły fundament dla dalszego rozwoju i usprawnienia procesów operacyjnych.

Problemy podczas pracy z Bitrix24: Ze względu na rozbudowane automatyzacje i złożoność niektórych procesów, początkowo pojawiły się trudności związane z obsługą systemu przez użytkowników. Szczególnie skomplikowane okazały się mechanizmy importu danych z plików CSV oraz automatyzacje na lejkach dealów, które wymagały precyzyjnej konfiguracji i zrozumienia przez pracowników. Aby ułatwić korzystanie z tych funkcjonalności, konieczne było nagrywanie szczegółowych instrukcji oraz przeprowadzenie dodatkowych szkoleń, które wyjaśniały krok po kroku, jak obsługiwać poszczególne procesy. Dzięki temu pracownicy mogli stopniowo opanować system, a ewentualne błędy były szybko korygowane. Wsparcie ze strony Togma w postaci warsztatów online oraz bieżących konsultacji pozwoliło na płynne przejście przez te wyzwania i zapewniło klientowi komfortową pracę z systemem.

Zalety wdrożenia

Główną zaletą wdrożenia jest możliwość obsługi wielu procesów zachodzących u klienta w jednym, zintegrowanym systemie. Bitrix24 umożliwia ewidencjonowanie kosztów związanych z poszczególnymi projektami, a każdy kontakt, który wpłacił pieniądze, posiada własne saldo widoczne dla administratora. Dzięki automatyzacjom prowadzenie wielu projektów stało się łatwe i intuicyjne, co znacząco oszczędza czas i zasoby. Dodatkowo, skonfigurowane raporty ułatwiają śledzenie procesów zachodzących w organizacji, co pozwala na lepsze planowanie i podejmowanie strategicznych decyzji. Wdrożenie Bitrix24 zapewniło klientowi kompleksowe narzędzie do zarządzania finansami, projektami i relacjami z darczyńcami, co przekłada się na większą efektywność i przejrzystość działań.