Usprawnienie procesów wewnętrznych w firmie z branży IT
Krótki opis klienta
- Branża: IT
- Liczba pracowników: 70
- Liczba działów: Kilka
Kluczowe potrzeby i wyzwania
Firma zgłosiła się z potrzebą wdrożenia Bitrix24 w celu usprawnienia kluczowych procesów wewnętrznych. Główne wymagania obejmowały:
- Proces tworzenia i akceptacji wniosków urlopowych oraz chorobowych z ich automatycznym odzwierciedleniem w systemie i kalendarzu użytkownika.
- Mechanizm automatycznego przydzielania leadów do sprzedawców według ustalonej kolejności.
- Automatyczne odkładanie logów na obiekcie listy w systemie, ponieważ domyślne logowanie Bitrix24 wygasa po siedmiu dniach.
- Mechanizm automatycznego generowania dokumentów na podstawie dostarczonych przez firmę szablonów, z dynamicznym wypełnianiem treści.
Przed wdrożeniem firma zarządzała wnioskami urlopowymi oraz chorobowymi w sposób manualny, co nie tylko spowalniało proces decyzyjny, ale również powodowało problemy z przejrzystością dostępności pracowników. Jednym z głównych wymagań było stworzenie mechanizmu, który pozwalałby na składanie, akceptowanie i archiwizowanie takich wniosków w jednym miejscu. Kluczowe było także, aby zatwierdzone urlopy automatycznie pojawiały się w kalendarzach użytkowników, co pozwoliłoby na uniknięcie konfliktów i lepsze planowanie pracy.
Kolejnym istotnym wyzwaniem było efektywne zarządzanie leadami sprzedażowymi. W firmie funkcjonuje kilku sprzedawców, a dotychczasowy proces ich przydzielania był chaotyczny i nie zawsze sprawiedliwy. Klient potrzebował rozwiązania, które umożliwiłoby automatyczne kierowanie leadów do poszczególnych handlowców zgodnie z ustaloną kolejnością. Wdrożenie musiało również uwzględniać powiadomienia e-mailowe oraz systemowe, które informowałyby sprzedawców o nowych zadaniach.
Ostatnią dużą potrzebą było wdrożenie mechanizmu generowania dokumentów w oparciu o dostarczone szablony. Dotychczas proces ten wymagał ręcznego uzupełniania treści, co pochłaniało cenny czas i zwiększało ryzyko błędów. Klient oczekiwał, że system pozwoli dynamicznie wypełniać dokumenty danymi pobranymi z systemu oraz informacjami wpisywanymi przez pracownika w formularzu.
Proces wdrożenia
Projekt został podzielony na etapy, a jego realizacja odbywała się w ramach cotygodniowych spotkań statusowych. W ich trakcie omawialiśmy postęp prac, wprowadzaliśmy poprawki i ustalaliśmy priorytety na kolejne tygodnie. Dzięki takiemu podejściu wdrożenie było płynne, a firma miała pełną kontrolę nad jego przebiegiem.
Zadania, które wymagały naszej interwencji, były bezpośrednio tworzone w Bitrix24 przez zespół klienta, co usprawniało komunikację i eliminowało ryzyko nieporozumień. Dzięki temu wszystkie nowe pomysły oraz ewentualne poprawki były od razu rejestrowane i mogły być sprawnie realizowane.
Efekty wdrożenia i korzyści
- Zautomatyzowany system kolejkowania leadów pozwala na sprawiedliwe i efektywne rozdzielanie potencjalnych klientów pomiędzy sprzedawców, co znacząco skróciło czas reakcji na nowe zapytania.
- Cyfryzacja wniosków urlopowych i chorobowych eliminuje chaos związany z papierowymi dokumentami, przyspiesza proces akceptacji i zapewnia transparentność planowania urlopów.
- Automatyczne generowanie dokumentów pozwala na szybkie i bezbłędne tworzenie umów, ofert oraz innych dokumentów, oszczędzając czas pracowników.
- Centralizacja i automatyzacja procesów umożliwia lepszą organizację pracy i eliminację manualnych, powtarzalnych czynności.
Dzięki wdrożeniu Bitrix24 firma zyskała uporządkowany i zautomatyzowany system zarządzania procesami wewnętrznymi.
- Nowy proces obsługi wniosków urlopowych – Pracownicy mogą teraz składać wnioski urlopowe i chorobowe bezpośrednio w systemie, a ich akceptacja przebiega wieloetapowo, uwzględniając hierarchię w organizacji. Zatwierdzone urlopy automatycznie pojawiają się w kalendarzach użytkowników, co ułatwia planowanie pracy całych zespołów.
- Automatyczne przydzielanie leadów – Wdrożony mechanizm sprawiedliwie rozdziela leady pomiędzy handlowców zgodnie z ustaloną kolejnością, eliminując potrzebę ręcznej interwencji. Powiadomienia e-mailowe oraz systemowe zapewniają, że sprzedawcy nie przegapią żadnej nowej szansy sprzedażowej.
- Sprawne generowanie dokumentów – Nowy proces pozwala na dynamiczne wypełnianie dokumentów na podstawie dostarczonych szablonów. System pobiera część danych automatycznie, a resztę wprowadza użytkownik w intuicyjnym formularzu, co znacząco przyspiesza i ułatwia codzienną pracę.
- Lepsza organizacja i transparentność – Dzięki centralizacji procesów firma zyskała większą kontrolę nad swoimi działaniami. Wszystkie kluczowe informacje znajdują się teraz w jednym systemie, a każdy użytkownik ma dostęp do odpowiednich danych w zależności od swoich uprawnień.
Wdrożenie Bitrix24 nie tylko poprawiło organizację pracy, ale również pozwoliło firmie na zwiększenie efektywności i lepsze zarządzanie czasem. Dzięki automatyzacji wielu procesów pracownicy mogą teraz skupić się na swoich kluczowych zadaniach, a nie na obsłudze ręcznych, czasochłonnych procedur.
