Wdrożenie CRM dla firmy kosmetycznej

Krótki opis klienta

Branża: kosmetyczna, chemiczna
Liczba pracowników: 75
Liczba działów: 13, dodatkowo trzy typy laboratoriów, które specjalizują się w obszarach badań mikrobiologicznych, technologicznych i syntez. Znajdują się w Polsce.

Potrzeby związane z wdrożeniem Bitrix24: opis sytuacji sprzed wdrożenia

Firma działająca w branży produkcji kosmetyków i wyrobów chemicznych miała problem z efektywną komunikacją pomiędzy pracownikami z różnych działów. Pracownicy musieli korzystać z różnych środków komunikacji (ustnie, telefonicznie, mailowo itp.), co prowadziło do nieporozumień i opóźnień. Współpraca między działami na różnych etapach produkcji była więc nieefektywna. Wyzwaniem stało się znalezienie rozwiązania, które przyspieszyłoby i uprościło dostarczanie niezbędnych informacji pracownikom w różnych działach, eliminując ręczną dystrybucję zadań i ograniczając rutynowe czynności.

Problemy trudne do rozwiązania:

Komunikacja między działami: Pracownicy różnych działów mieli problemy z szybką wymianą informacji, co skutkowało opóźnieniami. Ręczne przekazywanie informacji było czasochłonne i doprowadzało do pomyłek, co zmniejszało efektywność.
Brak jedynego systemu do zarządzania projektami: Klient potrzebował narzędzia do zarządzania projektami w jednym miejscu. Obecne procesy były rozproszone w różnych narzędziach, co utrudniało kontrolę nad postępem i śledzenie działań pracowników. Brak systemu również sprawiał, że kierownicy mieli słabą widoczność postępów i realizacji różnych etapów produkcji.
Przepływ informacji: Brak automatyzacji wymagał od pracowników ręcznego przekazywania informacji. Klientowi potrzebny był system, który zapewniłby przepływ danych między działami i umożliwiłby przekazywanie zadań na różnych etapach projektu.

Kluczowe kryteria wyboru Bitrix24 obejmowały możliwość automatyzacji procesów związanych z produkcją kosmetyków i wyrobów chemicznych, elastyczność w dostosowywaniu systemu do specyficznych potrzeb działów oraz możliwość efektywnej komunikacji w zakresie poszczególnych projektów w jednym miejscu. Dzięki wdrożeniu, wszystkie zespoły mogą efektywnie współpracować i wymieniać się informacjami w czasie rzeczywistym, co sprzyja usprawnieniu procesów, redukcji błędów i poprawie wydajności.
Dlaczego klient zdecydował się na współpracę z Togma: Proces pozyskania klienta trwał rok i został przeprowadzony w sposób profesjonalny. Klient docenił szczegółową prezentację możliwości systemu Bitrix24 oraz metodologię wdrożenia zaproponowaną przez Togma. Kluczowym czynnikiem, który przekonał klienta do współpracy, była możliwość efektywnego zarządzania kontaktami w procesie produkcji kosmetyków. Dodatkowo, klient został zachęcony przez metodologię Kanban, która umożliwia wizualizację procesów i dzielenie ich na etapy (lejki), a także przez elastyczność w zarządzaniu zadaniami. Te funkcjonalności idealnie wpisywały się w potrzeby firmy, co ostatecznie skłoniło ją do podjęcia decyzji o wdrożeniu Bitrix24 we współpracy z Togma. W trakcie wdrożenia oraz po jego zakończeniu oferowaliśmy klientowi stałe wsparcie w postaci warsztatów online, podczas których wprowadzaliśmy zmiany, wyjaśnialiśmy działanie procesów i odpowiadaliśmy na bieżące pytania. Dzięki temu klient mógł stopniowo oswoić się z systemem, a my mogliśmy na bieżąco dostosowywać rozwiązania do jego specyficznych potrzeb. Z punktu widzenia Togmy, takie podejście ma ogromną zaletę – buduje długotrwałe relacje z klientem oparte na zaufaniu i współpracy. Dzięki bezpośredniemu zaangażowaniu w proces wdrażania i szkolenia, jesteśmy w stanie lepiej zrozumieć potrzeby klienta, co przekłada się na wyższą satysfakcję z usług oraz możliwość dalszej współpracy przy rozwijaniu systemu w przyszłości.

Proces wdrożenia

Działy, w których w pierwszej kolejności rozwiązano problemy:

Dział zarządzania projektami – odgrywa kluczową rolę w koordynowaniu prac nad różnymi projektami, więc wdrożenie Bitrix24 celem automatycznego przydzielania zadań i monitorowania postępu prac pozwoliło na efektywniejsze zarządzanie całym procesem produkcyjnym.
Dział produkcji – usprawniono przekazywanie informacji do pracowników działu produkcji, minimalizując błędy wynikające z komunikacji werbalnej i umożliwiając szybkie przekazywanie zadań na kolejnych etapach produkcji.
Dział kontroli jakości – wdrożenie automatyzacji pozwoliło na szybszy przepływ informacji o wynikach kontroli jakości i potrzebnych poprawkach, co pozwoliło na skrócenie czasu reakcji w przypadku wykrycia problemów.
Działy logistyki i magazynu – dzięki zautomatyzowanemu przepływowi danych, pracownicy działów są w stanie śledzić potrzeby produkcyjne w czasie rzeczywistym. Bitrix24 pozwala również działom logistyki i magazynu współpracować w celu koordynowania dostaw i zarządzania stanem produktów i surowców.

Podczas wdrożenia największym wyzwaniem technicznym była synchronizacja jednocześnie odbywających się procesów. Ze względu na dużą liczbę procesów, każdy etap i automatyzacje musiały być odpowiednio zorganizowane, aby uniknąć konfliktów i zapewnić płynny przepływ informacji. Synchronizacja wymagała precyzyjnego określenia hierarchii działań, tak aby żaden mechanizm nie blokował kolejnego, a pracownicy otrzymywali zadania w odpowiedniej kolejności i czasie.

W trakcie wdrożenia pojawiły się problemy związane z opanowaniem nowego systemu przez klienta. Ze względu na złożoność procesu i liczne funkcjonalności systemu, użytkownicy mieli trudności z samodzielnym oswojeniem nowych narzędzi i automatyzacji. Aby umożliwić sprawne korzystanie z wdrożonego rozwiązania, konieczne było przeprowadzenie warsztatów online, podczas których wspólnie z użytkownikami przetestowaliśmy procesy i wprowadziliśmy modyfikacje na podstawie ich uwag. Przeprowadziliśmy praktyczną sesję szkoleniową dla pracowników w siedzibie klienta, podczas której mogliśmy w pełni przeszkolić pracowników w zakresie korzystania z Bitrix24 i na bieżąco odpowiadać na ich pytania. Dzięki temu pracownicy otrzymali niezbędną wiedzę, pozwalającą im na efektywną pracę z systemem i wykorzystanie jego możliwości.

Kierownictwo najwyższego szczebla aktywnie korzysta z możliwości Bitrix24, aby mieć pełną kontrolę nad realizacją projektów, optymalizować procesy i podejmować strategiczne decyzje w oparciu o realne dane dostępne w czasie rzeczywistym. W szczególności kierownictwo korzysta z funkcji systemu, aby monitorować postępy projektów w czasie rzeczywistym i koordynować działania między działami.

Zalety wdrożenia

Wdrożenie Bitrix24 przyniosło firmie szereg korzyści, w tym automatyzację procesów, która wyeliminowała konieczność ręcznego przekazywania zadań i danych między działami. Przejście z narzędzi takich jak Excel do bardziej zaawansowanego systemu, jakim jest Bitrix24, pozwoliło na centralizację pracy w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie działy mogą efektywnie współpracować, a komunikacja wewnętrzna została znacząco usprawniona. System uporządkował pracę w firmie, zapewniając większą przejrzystość i kontrolę nad procesami. Dodatkowo, kierownictwo zyskało możliwość monitorowania postępów projektów w czasie rzeczywistym, co umożliwiło podejmowanie strategicznych decyzji na podstawie aktualnych danych.