Wykorzystanie Kanban
i wykresu Gantta
Korzyści dla efektywnego zarządzania projektami
W dzisiejszych czasach efektywne zarządzanie projektami jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w biznesie. Dwie popularne metody, Kanban i Wykres Gantta, są powszechnie stosowane do organizowania, wizualizacji i zarządzania zadaniami w projektach. Każda z tych technik oferuje unikalne korzyści, które mogą znacząco usprawnić proces zarządzania. Zapoznajmy się z korzyściami, jakie obie techniki przynoszą.
Kanban: elastyczność i wizualizacja
Kanban, pierwotnie stosowany w japońskich fabrykach, stał się popularnym narzędziem zarządzania projektami. Jego elastyczność i prostota sprawiają, że jest użyteczny w różnych branżach. Główne korzyści to:
Wizualizacja postępu: Kanban opiera się na tablicach z karteczkami, które reprezentują zadania. Ta wizualizacja umożliwia zespołowi jasne śledzenie postępów, przesuwając karty od jednego etapu do kolejnego.
Elastyczność i dostosowanie: Metoda Kanban umożliwia łatwe dostosowanie się do zmian i priorytetów. Zespoły mogą elastycznie reagować na nowe zadania i zmiany w priorytetach.
Kontrola przepływu pracy: Każde zadanie jest widoczne, co pozwala uniknąć przeciążenia zadaniami i skupienie się na tym, co jest najważniejsze w danej chwili.
Wykres Gantta: planowanie i harmonogramowanie
Wykres Gantta to narzędzie, które wykorzystuje kalendarz i paski czasowe do graficznego przedstawienia harmonogramu projektu. Jego główne korzyści to:
Jasny harmonogram: Wykres Gantta prezentuje zadania w chronologicznej kolejności, co umożliwia łatwe określenie, które zadania odbywają się jednocześnie, a które są zależne od poprzednich etapów.
Zarządzanie zasobami i czasem: Dzięki wykresowi Gantta, menedżerowie projektów mogą lepiej zarządzać zasobami, czasem i harmonogramem, co zapewnia bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
Łatwa identyfikacja opóźnień: Pozwala na szybkie zidentyfikowanie zadań, które opóźniają harmonogram, co umożliwia szybkie reagowanie i wprowadzanie korekt.
Kombinacja obu metod: synergia w zarządzaniu projektem
Korzystanie z obu metod jednocześnie może stworzyć synergiczny efekt. Kanban umożliwia elastyczność i kontrolę nad bieżącymi zadaniami, podczas gdy wykres Gantta pomaga w planowaniu i monitorowaniu długoterminowym. Połączenie tych metod umożliwia elastyczne reagowanie na zmiany oraz jasne planowanie długoterminowe.
Zarządzanie projektami może być znacznie usprawnione poprzez wykorzystanie technik Kanban i Wykresu Gantta. Obie metody oferują unikalne korzyści, które mogą być użyteczne w różnych fazach projektu. Warto eksperymentować i dopasowywać je do specyfiki projektów, aby uzyskać optymalne rezultaty.
W dzisiejszych czasach działania projektowe są wspierane nowoczesnymi systemami IT. Zaimplementowane tablice Kanban wykresy Gantt’a to nieodzowny element nowoczesnych systemów takich jak Bitrix24.
W tym rozwiązaniu każdy projekt lub grupa robocza może posiadać własny widok Kanban, który będzie odzwierciedlał etapy realizacji prac nad zadaniami w projekcie. Każdy członek zespołu projektowego może stworzyć swój własny Kanban jako plan realizacji przypisanych działań. W Bitrix24 widok kanban służy także do szybkiego definiowania terminów ostatecznych zdefiniowanych zadań dla osób zarządzających projektem.
Widok Kanban wraz z użyciem predefiniowanych zapytań pozwala zarządzającym projektem na zidentyfikowanie wąskich gardeł w projekcie w kontekście określonych typów zadań czy osób za nie odpowiedzialnych.
Wykres Gantt’a to plan projektu w kontekście czasu i zależności między zadaniami. Osoby które preferują wizualne podejście do planowania projektu napewno wykorzystają to narzędzie. Można w nim definiować zadania, określać ich czas trwania i termin ostateczny oraz definiować zadana podrzędne i zależności między zadaniami.
W przypadku opóźnienia się jakiegoś zadania które jest poprzednikiem innych powiązanych zadań, wystarczy metodą przeciągnij i puść przesunąć zadanie opóźnione aby wszystkie zadania zależne automatycznie zostały zaktualizowane o nowe terminy.
Ciekawostka
Wykres Gantta został nazwany na cześć Henry’ego Gantta i wielu uważa, że to on pierwszy wpadł na pomysł planowania projektu na wykresach słupkowych. To nie jest do końca prawda.
Karol Adamiecki opracował pierwszy diagram Gantta już w 1896 roku. Był polskim inżynierem i profesorem zarządzania, który wpadł na pomysł wizualnego przedstawienia procesów, aby ułatwić przeglądanie harmonogramów produkcji. (Większość swojej pracy wykonał w hutnictwie). Nazywał to harmonogramem (znacznie lepsze słowo), ale Adamiecki publikował swoje artykuły na ten temat po polsku i rosyjsku, więc świat anglojęzyczny nie wiedział o tym zbyt wiele.
Henry Gantt wpadł na ten sam pomysł co Karol Adamiecki, tyle że kilkanaście lat później. Krótką historię można przeczytać w artykule: Wykres Adamieckiego, który każdy z nas widział.
Obszar: Zarządzanie zadaniami, Kanban, Gantt
Technologia: Bitrix24
